De acordo com um levantamento da IDG Research Services, empresa norte-americana de pesquisas, empresas que utilizam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido que as que não adotam a tecnologia. O levantamento destaca também que a produtividade é 10% maior nos negócios que fazem uso de sistemas.
O papel do Facility Manager é importante neste sentido, já que precisa mapear e entender sobre as necessidades operacionais e de manutenção dos ambientes corporativos. Além disso, a área de Facilities precisa não somente manter processos e rotinas em funcionamento, mas garantir a otimização de custos, possibilidades de expansão de serviços ou corte de recursos, planejamento de espaço, sustentabilidade, segurança e bem-estar dos colaboradores e estarem atentos às tendências do mercado de trabalho híbrido e flexível.
Os softwares de gestão também desempenham papel essencial na maximização da produtividade, redução de custos e otimização de processos. Isso porque essa área abrange uma ampla gama de atividades e serviços relacionados à manutenção e operação de instalações físicas e a tecnologia garante que elas funcionem de forma eficiente e atendam às necessidades das pessoas que as utilizam.
“O objetivo principal do gerenciamento de Facilities é criar um ambiente de trabalho seguro, funcional e produtivo, além de garantir a operação eficiente dos sistemas e serviços. Para isso, a tecnologia é essencial”, afirma Thais Mendes, head de experiência do cliente da Pitney Bowes, multinacional especializada em soluções de logística, envio de documentos, encomendas e pacotes.
A porta-voz destacou cinco razões para adotar tecnologias inovadoras na gestão de Facilities. Confira:
1 – Informações unificadas
Os softwares permitem que informações sejam monitoradas em tempo real, em um único lugar. Com isso, é possível gerenciar atividades, protocolos, rastreamento, controles e dados sobre a operação em um único sistema. Isso facilita o acesso rápido e fácil aos dados essenciais, proporcionando aos gestores uma visão abrangente e atualizada das operações, além de poderem gerenciar notificações para as equipes. “Com todas as informações centralizadas, a tomada de decisão torna-se mais fácil e estratégica”, ressalta Thais.
2 – Automação de processos
A tecnologia possibilita a redução de tarefas manuais, resultando em maior eficiência operacional, permitindo que o Facility Manager e responsáveis pela administração do escritório possam se preocupar com atividades mais estratégicas e complexas. “Por exemplo, uma solução da Pitney é capaz de eliminar as trocas de e-mails ao permitir a solicitação de transporte através do sistema”, diz ela. Além disso, há softwares que oferecem fluxos de aprovação e geração de relatórios automatizados, o que aumenta a acuracidade das informações e agiliza os processos.
3 – Acompanhamento e controle de desempenho
Com uma tecnologia inovadora, é possível acompanhar e controlar o desempenho das operações em tempo real, com métricas e indicadores-chave – entre eles, tempo de resposta a solicitações de serviço e custos. Essas informações permitem que os gestores identifiquem áreas de melhoria, otimizem recursos e tomem ações corretivas de maneira ágil e eficaz.
4 – Planejamento, Otimização de custos e monitoramento de processos estratégicos
Segundo a especialista da Pitney, ao utilizar a tecnologia como aliada, é possível prever demandas, gerenciar melhor os espaços e rever custos mal alocados nas operações. Além disso, ao monitorar, de forma automática e unificada, é possível gerenciar com mais eficiência tarefas mais complexas, tornando a rotina do escritório mais segura, com menos erros manuais e riscos a dados sensíveis como documentos com prazo, notificações judiciais, entre outros.
5 – Sustentabilidade e eficiência
Os gestores têm uma visão clara das demandas, disponibilidade de recursos e histórico de atividades com apoio das ferramentas certas, além de apoiarem iniciativas sustentáveis como o uso de menos papel, como é o caso da implementação da GED (Gestão Eletrônica de Documentos). “Alguns sistemas permitem um planejamento mais eficiente, evitando conflitos de agendamento e maximizando a utilização dos recursos disponíveis. Além disso, atividades como manutenções de TI podem ser programadas automaticamente, reduzindo o risco de falhas e minimizando custos de reparos emergenciais, outros possibilitam o armazenamento inteligente com uso de machine lerarning de documentos na nuvem, possibilitando mais segurança de dados e tornando a empresa paperless.”, complementa.
Thais afirma ainda que os softwares de gestão para Facilities proporcionam uma série de benefícios que contribuem para tornar as práticas do setor mais produtivas. “Eles centralizam as informações, automatizam processos, acompanham o desempenho, melhoram a comunicação e colaboração, além de otimizarem o planejamento e agendamento. Com essas ferramentas, os gestores podem aprimorar a eficiência das operações, economizar tempo e recursos e adotar uma abordagem mais estratégica na gestão das facilidades”, conclui.
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